Swrgroup
Продукт

SWR-Архив

Группа Компаний SWR оказывает услуги по организации учета и хранения конструкторской документации в соответствии с российскими стандартами ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-2013.

Модуль управления электронным архивом SWR-Архив предназначен для автоматизации работы отдела технической документации предприятия и предоставляет возможность учета и хранения документации, работы с книгами учета документов и управление архивной документацией. Основные функциональные возможности модуля:

  • постановка на учет скан-копий документов (например, в формате pdf) и документов в самых распространенных форматах САПР;
  • автоматизированная регистрация документов в учетных книгах с возможностью присвоения им инвентарных номеров и внесения регистрационных данных;
  • ведение электронных книг учета (инвентарных книг, книг регистрации извещений об изменении): просмотр, поиск, экспорт содержимого, печать инвентарных книг;
  • работа с данными архивной карточки документа, печать карточки;
  • редактор изображений для работы с многостраничными файлами формата TIFF и PDF: возможность добавлять, удалять и заменять листы в документе, изменять порядок отдельных листов и сортировать листы на основе всех основных форматов графических изображений (TIFF, PDF, JPEG, BMP, PNG, GIF);
  • мастер создания документов для быстрого создания дубликатов в формате TIFF или PDF, с заполнением карт данных соответствующих документов;
  • пакетная печать документов для ускорения печати комплекта документации для выдачи абонентам;
  • хранение информации о внутренних и внешних абонентах (полное/сокращенное наименование, факс, телефон, адрес, ответственное лицо и т.п.).

Приложение поставляется с настройками модели данных, карт документов и бизнес процессов в соответствии со стандартами ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-2013. Для документов архива создаются свои собственные карты данных.


Рис.1 Карточка учета документа, подлинник


Извещения об изменениях

В базовой настройке системы содержатся также стандартные карты данных извещений об изменениях.

В них атрибуты можно условно разделить на:

  • общие сведения о документе, такие как «обозначение», «наименование», «формат» и т.д.;
  • специализированные архивные, такие как «инвентарный номер», «список учтенных копий и их держателей», «данные о применяемости и проведенных коррекциях».

Рис.2 Карточка учета документа, извещение об изменении


Для ускорения работы подразделения используются шаблоны, возможность автоматического присвоения инвентарных номеров подлинников и извещений об изменениях, специальный редактор для заполнения атрибутов. Также для любого документа имеется возможность просмотра его печатной формы.

Инвентарная книга подлинников

Поступившие в архив документы регистрируются в одной из книг учета. Записи в инвентарные книги вносятся автоматически из заполненных карточек документов. Кроме того, в книге можно осуществлять поиск, например, по обозначению, и затем сохранять и выгружать полученную выборку данных.

Все книги гибко настраиваемы, для удобства можно добавить собственные книги учета, дополнительные столбцы и т.д. Первоначальные настройки архивных карт данных, инвентарных книг и процедур работы с документами настроены в полном соответствии с российскими стандартами.


Рис.3 Инвентарная книга подлинников


Рис.4 Печатная форма инвентарной книги подлинников


Для формализации работы архива настраиваются потоки работ с соответствующими правами доступа, состояниями, типами переходов, задачами, оповещениями и др. Для подлинников и извещений основными состояниями могут быть: проверка, регистрация, корректировка, сканирование, печать и др.